23 May Eventos corporativos: ¿cuáles son los errores más frecuentes?

Los eventos son una valiosa herramienta para todo tipo de empresa. Generan expectativas, emoción y brindan la posibilidad de ofrecer una experiencia inolvidable al público más importante: los colaboradores. A simple vista, parecen fáciles de organizar pero la realidad es distinta.

Lograr un evento impecable requiere algo más que seleccionar una fecha y un espacio, tampoco alcanza contar con una planificación detallada.

¿Cuáles son los errores más frecuentes y qué puedes hacer para evitarlos?

Una pieza clave en las estrategias empresariales

Los eventos corporativos son un elemento clave en la estrategia de marketing y comunicación de las organizaciones. Su realización permite alcanzar diferentes objetivos que, de otra manera, no se podrían obtener:

• Lanzar productos nuevos y generar un alto impacto en la audiencia interna.
  
  
• Promover las relaciones interpersonales entre los empleados para fortalecer la identidad de la empresa.
  
  
• Transmitir los valores y cultura de la marca mejorando la percepción de los colaboradores respecto a ella.
  
  
• Generar espacios de creatividad para el desarrollo de nuevas ideas.
  
  

Existe una gran diversidad de eventos corporativos, de modo que cada empresa deberá adaptar cada formato a sus necesidades y objetivos específicos.

Los errores más frecuentes en eventos corporativos

Contar con los recursos necesarios a la hora de organizar eventos corporativos no garantiza el resultado. Tampoco es una cuestión de presupuestos lo que evitaría dar pasos en falso. Entre los principales errores están:

• Objetivos y destinatarios no definidos. Sin estos elementos en mente es muy difícil elegir el tipo de evento y el formato adecuado que logre impactar positivamente en tu audiencia. 
  
  

• Seleccionar una fecha poco conveniente. Llevarlo a cabo en un día u horario complicado, ya sea por fechas festivas, por ejemplo, afecta la asistencia y el alcance los objetivos establecidos. Analizar el calendario del país donde se realice será crucial para no competir con grandes torneos, el final de un campeonato de futbol o la visita de un rock star muy popular.
  
  

• Ignorar el presupuesto. Lo que estés dispuesto a invertir debe ser acorde a los resultados que deseas obtener. El presupuesto, un recurso limitado por definición, deberá privilegiar aquellos objetivos que te has propuesto lograr con el evento.
  
  

• Escoger un espacio inadecuado. No basta con elegir solo el lugar donde el evento se realizará sin un criterio definido. Encontrar la mejor alternativa debe ir en sintonía tanto con los objetivos que se pretenden alcanzar como con el formato, el momento, la audiencia y el contexto.
  
  

• Poco tiempo de planificación. Contar con una anticipación adecuada evita la improvisación y reduce las posibilidades de abordar un problema con una solución mal analizada o innecesariamente costosa. La búsqueda de las mejores alternativas requieren tiempo y la ejecución impecable, también.
  
  

• Falta de estrategia de comunicación y difusión. Si no consideras este aspecto corres el riesgo de no obtener la asistencia deseada y que los medios internos no hagan eco del evento o bien confundan el objetivo, lo que llevará a generar falsas expectativas.
  
  

• Equipo organizador sin eficacia. Con un equipo desorganizado y desinformado que no tiene establecidas sus funciones de forma clara es poco probable que el evento se desarrolle de manera exitosa y se alcance una buena valoración hacia la empresa.
  
  

• Pasar por alto el análisis postevento. No verificar de forma precisa si los objetivos del evento se cumplieron impide identificar cuáles son los puntos por mejorar o en dónde podría haber una nueva oportunidad.

¿Cómo puedes evitar estos errores?

Dar un paso en falso es lo más fácil al realizar un evento. La tarea compleja es asegurarte que estos errores no sucedan. Esta guía de preguntas te ayudará a contemplar todos los aspectos para lograr el éxito:

• Establece objetivos claros, pregúntate: “¿Qué quiero conseguir con este evento? ¿Cuál es mi público principal? ¿Cuáles son los objetivos secundarios?”. De acuerdo con tus respuestas, puedes dar el próximo paso.

• Ten en cuenta fechas festivas, grandes acontecimientos deportivos o culturales y períodos vacacionales a la hora de definir el momento adecuado para realizar el evento. Si te decidiste por una fecha, asegurate de que todo lo que sigue se planifique acorde a la fecha. ¿Hace mucho calor normalmente? ¿Es un época llena de eventos corporativos y la gente está saturada?
  
  
• No pierdas de vista la relación costo-beneficio y toma conocimiento de antemano de la partida de dinero disponible con el que cuentas. Excederse no es la opción pero el arte está en priorizar los aspectos donde se puede ahorrar y donde no queremos resignar calidad.
  
  
• Presta atención a la cantidad de participantes, infraestructura, accesibilidad y calidad de las telecomunicaciones cuando selecciones el espacio donde se llevará a cabo. Si los participantes se movilizarán por medios propios, transportes públicos, valet parking, etc. hará que la calidad y asistencia fluctúen enormemente.
  
  
• Planifica los detalles y cada tarea, establece responsables y fechas de ejecución. Una buena herramienta de gestión de proyectos será tu aliada.
  
  
• Decide qué herramientas y canales vas a utilizar para dar a conocer tu evento: e-mail, página web, redes sociales, entre otros. 
  
  
• Cada miembro del equipo organizador debe estar informado de sus funciones, responsabilidades y conocer todos los detalles sobre el evento. De esta forma, se tendrá la capacidad de solucionar rápidamente problemas e imprevistos. Es recomendable un registro de RSVP para que puedas recalibrar hasta el último detalle ante un exceso de invitados o una baja abrupta de asistentes. 
  
  
• Al finalizar el evento comprueba el grado de satisfacción de los participantes, si has alcanzado los objetivos y reflexiona sobre los puntos para mejorar en próximas planificaciones.

A la hora de realizar eventos corporativos, las fallas pueden surgir en varias instancias, antes, durante y post-evento. Eso sí: llevar adelante una planificación y organización detalladas, sin dudas, te ayudarán a minimizar errores y a garantizar que sea un acontecimiento memorable y que quede en el corazón de todos los asistentes. 

¿Necesitas llevar a cabo un evento y no sabes por dónde empezar? Podemos ayudarte.