30 Mar
Una de las ventajas de los eventos híbridos es su accesibilidad para llegar a una audiencia más amplia. Este aspecto da como resultado una experiencia inclusiva y atractiva para todos los asistentes.
Las barreras geográficas y las limitaciones físicas ya no son un impedimento ya que existen soluciones a medida, principalmente con herramientas virtuales, para los participantes que así lo requieran.
¿Qué aspectos definen la inclusión en un evento y qué herramientas tecnológicas pueden ayudar a integrar a todos los participantes?
Los aspectos de la inclusión y la clave de la indagación
Organizar un evento inclusivo consiste en anular las dificultades de acceso que pueden presentarse en diferentes aspectos como discapacidades auditivas, físicas y visuales y problemas de atención, concentración y cognición.
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Actualmente, alrededor del 15% de la población mundial que representan a más de mil millones de personas, viven con algún tipo de discapacidad, y en Estados Unidos esa cifra se eleva a 1 de cada 4 adultos. |
Para lograr sortear estos desafíos existen diferentes instrumentos a implementar previo a la organización del evento y en el transcurso del mismo:
- Uso de formularios de registro: preguntar a los asistentes sobre sus necesidades en términos de accesibilidad en las inscripciones del evento es sencillo de implementar y utilizar como insumo cuando se realiza la planificación. Pueden listarse las opciones, como por ejemplo, requerir subtítulos en vivo, ayudas visuales y/o adaptaciones para la movilidad física.
- Diseño accesible basado en la experiencia: las diferentes herramientas e innovaciones pueden personalizarse acorde a las necesidades de cada asistente, las preferencias individuales y de la organización. Para esto resulta vital recolectar la experiencia de usuarios con diversas capacidades y obtener sus recomendaciones y comentarios a la hora de planificar el evento.
Las mejores herramientas para la inclusión en eventos
Las plataformas de gestión de eventos contienen opciones y funcionalidades para potenciar la inclusión de forma simple y creativa. Las pequeñas innovaciones tienen un gran impacto a la hora de diseñar eventos inclusivos:
- Mejoras en visualización: las personas que padecen de daltonismo, el contenido visual y gráfico puede resultar un gran obstáculo para captar el mensaje correcto, pero existen accesibilidades capaces de adaptar los colores de los gráficos en los sistemas de diseño.
- Transcripción e idioma: existen opciones de subtítulos automáticos que utilizan el procesamiento del lenguaje natural para realizar transcripciones y eliminar las barreras para que los asistentes que padezcan problemas de audición puedan realizar el seguimiento de los contenidos en tiempo real.
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Algunas plataformas poseen subtítulos automáticos que utilizan el procesamiento del lenguaje natural para transcribir el lenguaje hablado en español a más de 100 idiomas con gran precisión. |
Estas funcionalidades pueden aplicarse de una forma simple gracias a las opciones que ofrecen las distintas plataformas. Por ejemplo, cuando los intérpretes se unen al evento de forma virtual, existen asignaciones automáticas de los canales de audio para realizar su tarea de la forma más rápida y simple. Además pueden invertir la dirección de la interpretación durante las sesiones de preguntas y respuestas. De esta forma, la comunicación y colaboración en tiempo real aseguran una experiencia inclusiva inmediata sin importar las limitaciones físicas o de idiomas.
Otro conjunto de elementos pueden contribuir a que tu evento sea más inclusivo:
- Audiodescripción: incorporar descripciones de audio sobre lo que ocurre en los videos multimedia permitirán una experiencia más accesible para los participantes que cuenten con dificultades en la visión o que tengan este sentido completamente anulado.
- Delimitar la duración de las ponencias: el cerebro humano tiene una capacidad de concentración de 40 minutos como máximo con una ponencia atractiva y dinámica. Idealmente los bloques de 8, 10, 12, 18, 30 y 40 minutos son recomendables ya que traspasando ese límite la audiencia comienza a distraerse. Establecer recreos o cortes entre sesiones o en una misma sesión también puede ayudar a mantener la atención.
- Establecer recovery breaks: pueden ser de distintos tipos como una determinada cantidad de minutos al aire libre, la suspensión de uso de celulares o la permanencia en silencio en la sala donde se lleva a cabo el evento.
- Incorporar lenguaje inclusivo: a la hora de las exposiciones cuestiones como describirse a uno mismo, explicitar las preferencias de pronombres y preguntar cómo puede servirse mejor a la audiencia demostrarán una buena y amable predisposición hacia el público.
¿Cuál es el objetivo de lograr un evento memorable e inclusivo? Asegurarse de que la totalidad de la audiencia se sienta parte del evento independientemente de su situación. El secreto está en brindar experiencias y perspectivas valiosas para los participantes y organizadores. Por más difícil que parezca, estas metas pueden lograrse con el apoyo de las innovaciones tecnológicas que están al alcance de todos.
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