22 Mar Un checklist de infaltables para planificar un evento virtual exitoso

La organización de un evento corporativo virtual es una tarea desafiante. Si bien no son una novedad, el hecho de que en los últimos años se han convertido en la única alternativa posible capaz de llevarse adelante.

Gracias al avance de la tecnología de eventos virtuales, los asistentes pueden estar presentes en un evento desde cualquier parte del mundo y ser partícipes de una amplia variedad de actividades. ¿Qué aspectos son precisos tener en cuenta para lograr los objetivos que buscas con esta modalidad?

Los 3 grandes beneficios de las actividades virtuales

Una actividad virtual se lleva a cabo en línea y los asistentes se unen desde cualquier localización a través de sus dispositivos. Pero ¿cuál es el principal desafío? Traer la mayor cantidad de componentes de los eventos presenciales al espacio digital y crear experiencias para deleitar a los asistentes y que se sientan conectados.

Los beneficios de las actividades digitales en comparación con las presenciales son muy interesantes:

• Menores costos: en la organización del evento como en los traslados.

• Mayores tasas de asistencia: se puede acceder a distancia desde cualquier ordenador o dispositivo móvil con conexión a Internet.

• Resultados medibles: el acceso en tiempo real a todos los datos de los participantes proporciona a las empresas información eficaz sobre el rendimiento de la inversión.

Los 12 elementos del “to-do-list” para organizar una actividad memorable

La necesidad de planificar adecuadamente las actividades virtuales se fue convirtiendo en una prioridad a medida que más organizaciones decidieron implementar este formato. Por ello, los ocho elementos esenciales que no puedes dejar de considerar son:

1. Crear un plan detallado: especificar la planificación completa con horarios, actividades, expositores, patrocinadores y formas de involucrar a la audiencia es el punto inicial a partir del cual comenzará a tomar forma todo el evento.

2. Establecer objetivos y KPI´s claros: es fundamental porque guiarán tu estrategia de planificación y marketing. Por este motivo, es crucial definir los KPI antes de la actividad para determinar los puntos de referencia, por ejemplo: ROI, cantidad de asistentes y participación, grado de satisfacción y tráfico del sitio web.

3. Definir un presupuesto: el esquema de gastos evolucionará a medida que avanza la planificación, pero es importante establecer algunas estimaciones desde el inicio. Armar una lista corta de partidas presupuestarias puede ser de una gran ayuda, asignándole una alta prioridad a los elementos que más contribuyan al éxito.

4. Seleccionar el tipo de evento y contenido: algunas de las opciones a elegir son webinars, conferencias, reuniones de equipos, lanzamiento de producto, ferias virtuales, formaciones virtuales o summit. También desarrolla el tema y la visión que quieres transmitir a los asistentes: qué conclusiones esperas que se lleven, los contenidos que podrían beneficiarlos y qué tendrá de enriquecedor y original tu evento para atraerlos.

5. Establecer roles y responsabilidades: identificar y asignar responsabilidades a los integrantes de tu equipo para cada una de las tareas necesarias. Es importante asegurarte de que todos estén alineados y tengan claro qué aspectos del evento están administrando.

6. Planificar una agenda de actividades: la clave es crear una experiencia inolvidable para los asistentes virtuales lo más cercana posible a la experiencia en persona. Esto es posible mediante la elaboración de un cronograma de actividades atractivas que los mantengan inmersos y fomenten la interacción como gamificación, sesiones de networking específicas, encuestas o chats en vivo privados y/o grupales.

7. Contratar oradores dinámicos: tener oradores dinámicos que aporten emoción marcará la diferencia para mantener a los participantes comprometidos.

8. Elegir una plataforma virtual: es la base de operaciones donde se unen todos los componentes. De acuerdo a las actividades se requerirán diferentes tipos de plataformas, por ejemplo, si requieren funciones sólidas como, gamificación, interacción, patrocinio y transmisión de video, entonces una aplicación de eventos que brinde estas funciones avanzadas y funcionalidad multidispositivo será la más adecuada.

9.Definir las necesidades y requisitos tecnológicos: en el caso de las actividades virtuales no puedes dejar de incluir elementos como internet dedicado, asistencia de TI, software de gestión de eventos. software de videoconferencia (para seminarios web, eventos o seminarios virtuales) y copias de seguridad.

10. Unificar los estilos de la presentación virtual: cuando se cuenta con varios oradores y presentadores es necesario que cuestiones técnicas como los fondos de pantalla, calidad de la imagen y sonido y de la conectividad se vean prolijos y armoniosos.

• Si cuenta con suficiente presupuesto puedes enviarles a los presentadores un kit esencial (luz, micrófono, cámara web, fondo) e instrucciones sobre cómo usarlo y configurar su espacio.
• De lo contrario, se puede enviar una lista de equipos preferidos y trabajar con ellos uno a uno para asegurarse de que su configuración cumpla con sus expectativas.
  
• No olvides realizar pruebas de sonido, imagen, archivos que se van a compartir, presentaciones y videos para prever posibles inconvenientes.

11. Identificar patrocinadores ideales: los patrocinadores juegan un papel crucial en dos aspectos: por un lado, pueden proporcionar recursos adicionales como tecnología u obsequios y, por otro, pueden ayudar a elevar la reputación y publicidad de tu evento.

12. Realizar encuestas de retroalimentación: luego del acontecimiento resulta muy útil recopilar comentarios de los participantes para saber qué disfrutaron y qué aspectos se pueden mejorar. La extracción de datos sobre la participación y el compromiso de los asistentes permitirá analizar el impacto de la actividad.

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En suma, los eventos virtuales exitosos dependen de una planificación adecuada, el uso de herramientas eficientes y de su capacidad para involucrar a los asistentes. Aprovechar las plataformas e innovaciones digitales conduce a actividades más inclusivas y permite llegar a muchos más asistentes, algo que sin lugar a dudas también redunda en grandes beneficios para tu empresa.

¿Estás listo para hacer una actividad corporativa memorable?

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